2.1 Kuingiza na Kuendesha Data - Upanuzi wa Kina

A. Aina za Data - Maelezo ya Undani

1. Namba (Numbers)

• Aina mbalimbali:

  • Namba kamili: 10, 150, -45

  • Desimali: 3.14, 0.5, -2.75

  • Asilimia: 25% (inaweza kuonekana kama 0.25 kwa hesabu)

  • Pesa: ¥1,000, $50 (Excel inaweza kuchagua sarafa moja kwa moja)

Mfano wa matumizi:
=SUM(B2:B10) - Jumla ya mshahara wa wafanyakazi

2. Maandishi (Text)

• Vipengele muhimu:

  • Inachukua herufi, namba, na alama maalum

  • Namba zilizo kwenye seli za maandishi haziwezi kutumika kwa hesabu

  • Mwisho wa mstari: Alt+Enter (Excel) au Ctrl+Enter (Sheets)

Kigezo cha kumbukumbu:
"EMP-001" - Nambari ya kitambulisho cha mfanyakazi

3. Tarehe na Muda (Dates & Times)

• Miundo tofauti:

  • 01/01/2023

  • 1-Jan-2023

  • 2023-01-01

• Muda:

  • 14:30

  • 2:30 PM

Mfano wa fomula:
=TODAY() - Inarudisha tarehe ya sasa

4. Fomula (Formulas)

• Kanuni za msingi:

  • Kila fomula huanza na = (sawa na)

  • Inaweza kujumuisha namba, seli, au vitendakazi

  • =A1+B1 - Jumla ya seli mbili

Mfano wa vitendakazi:
=SUMIF(C2:C10,">50000") - Jumla ya thamani zilizo zaidi ya 50,000

B. Kuingiza Data - Mbinu za Zaidi

1. Mbinu za Haraka

• Kunakili na kuweka: Ctrl+C na Ctrl+V

• Kujaza mfululizo: Buruta kwenye kona ya seli (autofill)

• Kuingiza data kutoka kwa:

  • Faili ya CSV

  • Tovuti (Web import)

  • Database

2. Udhibiti wa Data

• Validation ya data:

  • Weka mipaka kwa aina ya data

  • Unda orodha ya kuchagua (drop-down list)

• Kufuta data:

  • Undo: Ctrl+Z

  • Clear contents vs Delete cell

C. Kubadilisha Upana wa Safu - Njia Mbadala

1. Njia za Kufanya Haraka

• AutoFit: Bofya mara mbili kwenye mpaka wa safu

• Kuweka ukubwa maalum:

  • Excel: Home > Format > Column Width

  • Sheets: Format > Column width

2. Vifungo muhimu

• Kuweka upana sawa kwa safu zote:

  1. Chagua safu zote (Ctrl+A)

  2. Buruta mpaka wa safu moja

Jedwali la ukubwa wa kawaida:

D. Kuongeza na Kufuta Safu - Uzoefu wa Kweli

1. Mbinu za Wataalamu

• Kuongeza safu nyingi kwa mara moja:

  1. Chagua safu nyingi kwa kushika Shift

  2. Kulia-bonyeza > Insert

• Kufuta kwa hali ya juu:

  • Ctrl+- (kufuta)

  • Ctrl++ (ongeza)

2. Makosa ya Kawaida

• Kufuta safu zenye rejeleo: Inaweza kusababisha makosa kwenye fomula

• Kuacha gaps: Inaweza kuvuruga uchambuzi wa baadaye

Kielelezo cha kufanya kazi:

Kabla: | A | B | C |
Baada: | A | | B | C | (Baada ya kufuta safu B)

Mazoezi ya Vitendo ya Kina

1. Mazoezi ya Kuingiza Data

1. Unda jedwali la bidhaa na:

   • Safu A: Majina ya bidhaa (text)

   • Safu B: Bei (namba)

   • Safu C: Tarehe ya mauzo (date)

2. Tumia Data Validation kwa safu ya bei:

   • Weka kikomo cha chini cha 100

   • Kikomo cha juu cha 10,000

2. Mazoezi ya Ukubwa wa Safu

1. Weka safu ya majina ya bidhaa kuwa 25 characters

2. Fanya safu ya bei iwe na ukubwa wa "AutoFit"

3. Tengeneza safu ya maelezo yenye upana wa 35

Hitimisho cha Kiufundi

Ujuzi Ulioimarishwa

✅ Uelewa wa kina wa aina zote za data
✅ Mbinu za haraka za uingizaji na urekebishaji data
✅ Uwezo wa kufanya marekebisho ya kimuundo kwa ufanisi

Mbinu za Kukumbuka

• Shortcut muhimu: F2 kwa kuhariri seli moja kwa moja

• Tabia bora: Tumia Data Validation kila wakati iwezekanavyo

• Kigezo cha kufanya kazi: Safu zifuatezo upana wa kawaida kwa ustawi wa data