1.3 Kufungua na Kuunda Faili Mpya kwa Undani Zaidi

A. Microsoft Excel - Mwongozo Kamili

1. Mbinu Mbalimbali za Kufungua Excel

• Kwa Desktop:

  • Bonyeza mara mbili kwenye icon ya Excel kwenye desktop

  • Au nenda kwenye Start Menu > Microsoft Office > Excel

• Kwa Windows Search:

  • Bonyeza Windows key + S

  • Andika "Excel"

  • Bonyeza Enter

2. Kuchagua Template (Kiolezo)

Excel ina vifurushi vya kiolezo mbalimbali:

• Blank workbook (Huru kabisa)

• Budget templates (Bajeti)

• Calendar templates (Kalenda)

• Invoice templates (Malipo)

https://support.content.office.net/en-us/media/12345678-1234-1234-1234-123456789012.png

3. Mbinu za Kuhifadhi Kwa Undani

• Aina za Faili:

  • .xlsx (Excel ya kawaida)

  • .xls (Aina ya zamani)

  • .csv (Data pekee bila formatting)

  • .pdf (Ili kushiriki bila mabadiliko)

• Sehemu za Kuhifadhi:

  • OneDrive: Kwa ushirikiano na wengine

  • Kompyuta yako: Kwa files za kibinafsi

  • SharePoint: Kwa timu za kikazi

4. Vidokezi vya Kufungua Faili za Zamani

• Bonyeza File > Open > Recent

• Tumia Search box kwa kufuatilia faili kwa jina

• Weka Favorites kwa faili unazotumia mara kwa mara

B. Google Sheets - Mwongozo wa Kina

1. Njia Mbadala za Kufungua Google Sheets

• Moja kwa moja kwenye browser: sheets.google.com

• Kupitia Google Drive App kwenye simu

• Kwa kutumia Google Workspace kwa watumiaji wa biashara

2. Kuvuna Faida za Google Sheets

• Hifadhi otomatiki kila sekunde 15

• Historia kamili ya mabadiliko hadi siku 30

• Uwezo wa kufanyia kazi offline baada ya kusanidi

3. Mbinu za Kuhifadhi na Usimamizi wa Faili

• Kupanga kwenye Folders:

  • Bonyeza kulia > Move to

  • Unda folda mpya kwa New Folder

• Kubadilisha jina kwa urahisi:

  • Bonyeza kwenye jina kwenye kichwa

  • Andika jina jipya

https://lh3.googleusercontent.com/proxy/example-image-3

4. Vidokezi vya Kufungua Faili za Excel kwenye Google Sheets

• Bonyeza File > Import

• Chagua Upload au kutoka kwenye Drive

• Excel files zinabadilishwa kuwa Google Sheets format

Jedwali la Kulinganisha: Excel vs Google Sheets

Mazoezi ya Vitendo

1. Excel:

   • Unda faili mpya na kuhifadhi kwenye OneDrive

   • Jaribu kufungua template ya bajeti

2. Google Sheets:

   • Ingiza faili ya Excel na uangalie jinsi inavyobadilika

   • Unda folda mpya na kuhamisha faili zako

Maswali ya Marudio

1. Je, unaweza kufungua Excel bila kuingia kwenye Microsoft 365?

2. Kwa nini Google Sheets inahifadhi otomatiki?

3. Ni aina gani ya faili inayofaa kwa kushiriki data bila formatting?

Marejeleo ya Zaidi

📌 Excel File Formats Explained
📌 Google Sheets Getting Started

Kwa kufuata mwongozo huu wa kina, utakuwa na ujuzi kamili wa kuanza kufanya kazi na spreadsheet zote mbili kwa urahisi na ufanisi!